การประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.Electronic Image

            Electronic Images มีการสร้างระบบ Electornic imaging management system (EIM) เพื่อจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งภาพถ่าย ใบแจ้งหนี้ และประวัติส่วนบุคคล บนเครื่องคอมพิวเตอร์ และเรียกใช้งานได้อย่างทันที ระบบดังกล่าว ต้องใช้เครื่อง Scanner ที่มีความเร็วและสามารถแสดงผลของภาพที่มีความละเอียดสูงเพื่อแปลงเอกสารให้ไปอยู่ในรูปของ Digital และ Optical Disk ที่สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งยังมี Software ที่สามารถบีบข้อมูลเพื่อจัดเก็บได้ รวมทั้งต้องมีเครื่องพิมพ์ Laser Printer ที่แสดงผลการพิมพ์ภาพที่มีคุณภาพ ระบบนี้มีกระบวนการแปลงให้เป็นกระดาษอิเลคทรอนิส์ ดังนี้

1.Image Processing เป็นการ Scan กระดาษเพื่อเปลี่ยนให้เป็น Image ให้สามารถจัดเก็บในฐานข้อมูลเพื่อเรียกใช้ต่อไป

2.Image Workflow เป็นการ Scan กระดาษและส่งต่อในรูปแบบ ของอิเลคทรอนิกส ์เพื่อให้พนักงานทำงาน แต่ละกระบวนการให้เสร็จ

3. Image enabling เป็นการแสกนกระดาษและส่งเวียนภายในบริษัท หลักจากนั้นก็ใช้ Software Optical Charactor เพื่อแปลงให้เป็นข้อความในรูปแบบของรหัส ASCII 

2.The Virtual Office

       Virtual Office เป็นแนวคิดและวิธีการจัดการการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานขององค์กรให้สามารถที่จะทำงานได้จากที่ไหนและเวลาใดก็ได้ โดยที่ประสิทธิภาพและผลงานของแต่ละคนจะต้องไม่ลดลง โครงการและแผนงานตลอดจนการปฏิบัติต่างๆที่ถูกวางแผนไว้จะต้องดำเนินไปโดยปกติหรือต้องดีกว่าเดิม ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว Virtual Office จะต้องมีคุณสมบัติ อย่างน้อยดังนี้

• พนักงานสามารถสื่อสารถึงกันได้โดยไม่มีการติดขัดและสูญหาย
• มีที่สำหรับการแลกเปลี่ยนความเห็นหรือข้อถกเถียงร่วมกัน
• มีการจัดการข้อมูลร่วมที่ทุกๆคนสามารถใช้ได้ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลคู่ค้า เป็นต้น
• มีปฏิทินและการบันทึกการทำงานร่วม ทำให้สามารถที่จะนัดหมายและตรวจเช็คเวลาว่างของแต่ละคน รวมทั้งการหมอบหมายและติดตามงานได้อย่างสะดวก
• มีระบบการจัดเก็บเอกสารร่วมที่อำนวยความสะดวกในการจัดเก็บและค้นหา
• มีระบบจัดการการรับ-ส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน
• พนักงานสามารถประชุมร่วมกันได้ในขณะที่อยู่คนละที่
• มีระบบประเมินผลและติดตามงาน
• ทุกอย่างที่กล่าวมาจะต้องถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการสืบค้นและอ้างอิง

                                

ประโยชน์ของการใช้ Virtual Office คือ

• ได้ใช้ที่อยู่ของออฟฟิศนามบัตรซึ่งจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ให้กับบริษัทของคุณ ซึ่งสถานที่นั้นจะเป็นทำเลที่ดีที่สุดของประเทศนั้นๆ หรือเมืองนั้น
• เสียค่าใช้จ่ายหรือค่าเช่าที่เหมาะกับคนที่เริ่มต้นธุรกิจ
• มีพนักงานเป็นของตนเอง
• กรณีใช้บริการพิเศษ เมื่อไปทำธุรกิจในประเทศใดก็สามารถใช้บริการเครือข่ายได้  จะมี Local phone number คือหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวเป็นของบริษัทของเราเอง ในแต่ละประเทศที่ไปเปิดใช้บริการมีพนักงาน customer service จะรับสายแล้วบอกชื่อบริษัทระหว่างที่เราไม่อยู่ในเมืองไทย

3.Electronic Data Interchange

       EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจาก เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลซึ่งทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก

                              

       EDI (Electronic Data Interchange) คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจ  ระหว่างหน่วยงานตั้งแต่ 2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

       การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจ ระหว่างบริษัทคู่ค้า ในรูปแบบมาตรฐานสากลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ส่วน คือ

       1.การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทนกระดาษ

      2.เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล

จากสองปัจจัยนี้ทำให้ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก

คุณลักษณะสำคัญของ EDI คือ

      1.มีโครงสร้างที่แน่นอนระหว่างผู้ส่งและผู้รับ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ทันที เช่น นำเข้าฐานข้อมูล, พิมพ์ออกกระดาษ โดยไม่ต้องใช้บุคลากรพิมพ์ลงระบบ และลดการทำงานที่ผิดพลาดได้

      2.การใช้รหัสแทนข้อมูล เช่น รหัสสากลของ EAN-13, ITF-14, UPC เป็นต้น เพื่อเป็นการลดปริมาณข้อมูลในการส่งข้อมูลและทำให้เวลาในการส่งสั้นลง

      3.มาตรฐานข้อมูล มีการกำหนดมาตรฐานเอกสาร EDI จะมีการกำหนดรูปแบบของโครงสร้่าง และมีคำแนะนำในการออกแบบเอกสารประเภทต่างๆ

      4.การแลกเปลี่ยนระบบงานระหว่างคอมพิวเตอร์โดยตรง ทำให้เกิดความสะดวกต่อองค์กร เพราะไม่ต้องปรับเปลี่ยนระบบฐานข้อมูลเดิมขององค์กร ส่งข้อมูลได้อย่้างรวดเร็ว ค่าใช้จ่ายที่ลดลง ประหยัดทรัพยากร เช่นกระดาษเอกสาร หรือใช้คนจำนวนมากมาดูแลจัดการข้อมูล การตรวจสอบเอกสาร

ประโยชน์ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังนี้

• เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร 
• ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
• สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด 
• ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน 
• เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น 
• เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

4.Document Management System

          ระบบการจัดการเอกสาร (Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร

                                     

        โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา  ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีกเช่น ระบบจัดการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์  การจัดการลำดับงาน  และระบบการเก็บบันทึก 

Document management systems จะมีการจัดเตรียมและมีกระบวนการต่างๆเช่น แหล่งจัดเก็บข้อมูล การกำหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภัย การทำดัชนี และการสืบค้น องค์ประกอบต่างๆเช่น

• Metadata หมายถึง ข้อมูลที่ใช้กำกับและอภิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือบัตรในห้องสมุดสำหรับสืบค้นหนังสือที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อหนังสือและตำแหน่งของหนังสือ ซึ่งหนังสือเป็นข้อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็นข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้อมูลนั้น

• Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยตรงจากพื้นที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการเปลี่ยนแปลง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรูปแบบของ new version ซึ่งจะได้กล่าวถึง version ในหัวข้อถัดไปข้างหน้า โดยการทำงานทั้งหมดนั้นยังใช้งานในโปรแกรมเดิม เช่นการใช้งานกับ email หรือมีการแชร์ซอฟต์แวร์เป็นกลุ่มร่วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

• Capture หลักการนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการประมวลผลของหนัากระดาษจากการสแกน หรือ อุปกรณ์อื่นๆเช่นปริ้นเตอร์ หรือ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ )หรือมีการใช้ OMR Software ที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับอ่านค่าในช่อง เช่นใช้ตรวจสอบปรนัย

• Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งที่ง่ายสำหรับการเก็บตัว Track ที่เจาะจงของข้อมูลแต่มักจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้นการ Indexing ให้สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่จึงต้องคำนึงถึงโครงสร้างทาง topology ของ index ด้วย

• Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคำนึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรือการเปลี่ยนที่อยู่ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้องกับ (Hierarchical storage management) และ การทำลายเอกสาร

• Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางครั้งอาจจะดูเหมือนง่ายในทางการสืบค้นแต่ในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงสร้างทางดัชนี บางครั้งการค้นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคำหรือบางส่วนของ metadata ที่คาดหวังได้ ในบางระบบอาจจะอนุญาตให้มีการสืบค้นแบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีนให้มีหลากหลายคำหรือวลีที่ต้องการได้

• Distribution เอกสารที่เผยแพร่จะต้องมีรูปแบบ Format ที่ยากเอกสารที่มีการแจกจ่ายและเชื่อถือได้คือเอกสารที่ไม่เคยแจกจ่ายมาก่อน สำหรับเอกสารที่มีการจำหน่ายมาแล้วต้องมีการตรวจสอบและรับรองคุณภาพความถูกต้องของเอกสาร เพราะบางครั้งอาจจะมีการนำไปเปลี่ยนแปลงแก้ไขมาก่อน

• Security การรักษาความปลอดภัยมีความสำคัญมากในการใช้งานการจัดการเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องเข้ารหัสและเป็นความลับสูงมีข้อกำหนดที่ซับซ้อนเช่น ข้อมูลประวัติทางการแพทย์Workflow คือการบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ และใช้เอกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน

• Versioning เป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้มีหมายเลขการเปลี่ยนแปลง หรือการกำหนดวันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสำรองข้อมูลดังเดิมไว้ เผื่อทำการเรียกคืนข้อมูล หรือแก้ไขกลับ และเพื่อให้รู้ถึงสถานะการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล

5.Integrated Management System

         การจัดทำระบบแบบบูรณาการ หรือที่เรียกว่า Integral Management System ชื่อย่อว่า IMS เป็นการรวมระบบเพื่อนำไปดำเนินการจัดการในองค์กร โดยระบบหลักประกอบไปด้วย

1. ระบบบริหารงานคุณภาพ มาตรฐาน ISO 9001:2000
2. ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม มาตรฐาน ISO 14001:2004 และ
3. ระบบการจัดการอาชีวอนามัย และความปลอดภัย ตามมาตรฐาน มอก.18001:2542

          หากกรณีต้องการรวมระบบมากว่า 3 ระบบนี้ก็ได้ ซึ่งมีหลายองค์กรรวมกันทั้งระบบมาตรฐานที่ให้การรับรองได้ ระบบที่ลูกค้าตรวจประเมินเอง และระบบของบริษัทแม่ รวมๆกันแล้ว integrateตั้งแต่ 2-9 ระบบซึ่งขอการรับรองภายในครั้งเดียวกันเลย แต่ในตอนนี้จะกล่าวถึงการรวมระบบแบบมาตรฐาน 3 ระบบก่อน

            การรวมระบบ ซึ่งต่อจากนี้จะเรียกว่า IMS มีให้เลือก 2 แบบตามการบริหารจัดการขององค์กรที่มีอยู่คือ

แบบที่ 1องค์กรมีระบบเดิมอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นระบบใดระบบหนึ่ง หรือมากกว่าหนึ่งระบบสามารถทำระบบได้โดยการนำระบบที่มีอยู่ตั้งเป็นโครงร่าง และนำระบบที่จะเข้ามาบริหารเพิ่ม เชื่อมโยงข้อกำหนด และเนื้อหาเข้าไป

แบบที่ 2องค์กรที่ยังไม่ได้จัดทำระบบใดเลย สามารถทำระบบการจัดทำระบบแบบบูรณาการ ตามแนวทางการ Integral Management System Guildline

         ดังนั้นไม่ว่าจะอยู่สถานะใดก็ตามสามารถ Integrate ระบบเข้าด้วยกันได้ ซึ่งจะอธิบายการรวมระบบแต่ละแบบดังนี้

แบบที่ 1 องค์กรมีระบบเดิมอยู่แล้ว

รูปแบบแนวทางการวางระบบ

                             

แนวทางการบูรณาการระบบ

1.มีทีมงาน และแผนการดำเนินงาน 

2.ศึกษาความสัมพันธ์ของหลักการ และข้อกำหนดของแต่ละระบบ

3.พิจารณษสถานะปัจจุบัน

4.บูรณาการระบบ

5.ปฏิบัติตามระบบ

6.ตรวจประเมิน และแก้ไข

7.ทบทวน และปรับปรุงระบบ

แบบที่ 2 สำหรับองค์กรที่ยังไม่ได้จัดทำระบบใดเลย เหมาะที่จะทำการ Integrate ระบบตามแนวทางมาตรฐานAS/NZS 4581:1999 Management System Integration-Guidance to business, government and community organization 

         "...ดังนั้น การประยุกต์ใช้สำนักงานอัตโนมัติสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ โดยเฉพาะการเพิ่มประสิทธิภาพ ความสะดวกสบาย การสร้างบรรยากาศและภาพลักษณ์ที่ดี มีการพัฒนาระบบการทำงานและสร้างระบบเครือข่ายต่างๆ ภายในองค์การให้เชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือกองกลาง เพื่อทำให้กระบวนการทำงานและกระบวนการรับส่งเอกสารระหว่างกันภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การได้..."